TalokirjuriHenkilötietojen käsittelysopimus
1. Osapuolet ja tarkoitus
Taloyhtiö (rekisterinpitäjä) käyttää Talokirjuri-palvelua, ja Antti Kymén (Y-tunnus 3196523-5, Näyttelijänkatu 23 D 21, 33720 Tampere) käsittelee henkilötietoja taloyhtiön lukuun (käsittelijä). Sopimus täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan vaatimukset.
2. Käsittelyn kohde, luonne ja kesto
- Tarkoitus: taloyhtiön hallinnon hoitaminen: osakasluettelo, yhtiökokoukset, vastikkeet ja laskut, yhtiölainat, kunnossapito, huoneistotietojärjestelmän tiedot, muutostyöilmoitukset, tiedotteet ja arkisto.
- Rekisteröidyt: taloyhtiön osakkaat, hallituksen jäsenet ja muut palvelun käyttäjät sekä asiakirjoissa mainitut henkilöt.
- Tiedot: nimet, yhteystiedot, omistukset ja osuudet, vastike- ja maksutiedot, kokousten osallistumis- ja äänestystiedot, muutostyöilmoitukset ja asiakirjat, joita taloyhtiö tallentaa palveluun. Palveluun ei tallenneta henkilötunnuksia.
- Kesto: käyttöehtojen mukaisen sopimuksen voimassaoloaika ja kohdan 9 mukainen poistoaika.
3. Käsittely ohjeiden mukaan
Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain taloyhtiön dokumentoitujen ohjeiden mukaan. Ohjeita ovat käyttöehdot, tämä sopimus ja taloyhtiön palvelussa tekemät valinnat. Käsittelijä ilmoittaa, jos ohje on sen käsityksen mukaan lainvastainen.
4. Luottamuksellisuus
Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelun ylläpitoon tai tukeen ja jotka ovat sitoutuneet salassapitoon.
5. Tietoturva
- Tiedot säilytetään EU:ssa. Yhteydet palveluun on salattu (HTTPS).
- Hallituksen jäsenet kirjautuvat kaksivaiheisella tunnistautumisella; osakas näkee vain omat tietonsa.
- Muutoksista jää muutoshistoria. Sovelluksen lokeihin ei kirjata osakkaiden tietoja; palvelimen tekniset lokit (esimerkiksi IP-osoite) poistetaan 30 päivän kuluessa.
- Tiedoista otetaan päivittäiset varmuuskopiot, ja palauttaminen testataan säännöllisesti.
6. Tietoturvaloukkaukset
Käsittelijä ilmoittaa taloyhtiön hallitukselle tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa sen havaitsemisesta sekä antaa tiedot, joita taloyhtiö tarvitsee ilmoittaakseen loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille.
7. Alikäsittelijät
Taloyhtiö antaa yleisen luvan käyttää alikäsittelijöitä palvelun tuottamiseen. Käsittelijä sitoo alikäsittelijät vastaaviin velvoitteisiin ja ilmoittaa uusista alikäsittelijöistä sähköpostilla vähintään 30 päivää etukäteen; taloyhtiö voi vastustaa muutosta irtisanomalla sopimuksen.
- Hetzner Online GmbH (Saksa): palvelin ja tietokanta, konesali Helsingissä
- Sendinblue SAS / Brevo (Ranska): sähköpostien välitys (kirjautumisviestit, kokouskutsut, laskut ja muistutukset); tiedot säilytetään EU:ssa
8. Rekisteröityjen oikeudet ja avustaminen
Käsittelijä avustaa taloyhtiötä vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin (esimerkiksi tietojen tarkastus ja korjaaminen) sekä tietoturvaa ja vaikutustenarviointia koskevissa velvoitteissa. Jos rekisteröity ottaa yhteyttä suoraan käsittelijään, pyyntö ohjataan taloyhtiölle.
9. Tietojen palauttaminen ja poistaminen
Sopimuksen päättyessä taloyhtiö voi ladata tietonsa palvelusta, ja pyynnöstä käsittelijä toimittaa ne koneluettavassa muodossa. Käsittelijä poistaa tiedot 90 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä ja varmuuskopioista viimeistään 35 päivää sen jälkeen, ellei laki velvoita säilyttämään niitä.
10. Tarkastukset
Käsittelijä antaa taloyhtiölle tiedot, joita tarvitaan tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseen, ja mahdollistaa kohtuulliset tarkastukset, joista sovitaan etukäteen.
11. Yhteystiedot
Tietosuoja-asiat: Antti Kymén, info@talokirjuri.fi.